當(dāng)需要在Excel中對數(shù)據(jù)進(jìn)行分類計(jì)算時(shí)，除了使用數(shù)據(jù)透視表，還可以使用分類匯總命令。與數(shù)據(jù)透視表不同的是，它可以直接在數(shù)據(jù)區(qū)域中插入?yún)R總行，從而可以同時(shí)看到數(shù)據(jù)明細(xì)和匯總。下面是分類匯總的使用方法：

在進(jìn)行分類匯總前，需保證數(shù)據(jù)具有下列格式，即數(shù)據(jù)區(qū)域的第一行為標(biāo)題行，數(shù)據(jù)區(qū)域中沒有空行和空列，數(shù)據(jù)區(qū)域四周是空行和空列，如下圖是幾種商品在一些城市的銷售數(shù)據(jù)。另外，如果數(shù)據(jù)區(qū)域在應(yīng)用分類匯總前已被設(shè)置成Excel 2003列表或Excel 2007表，需將其轉(zhuǎn)換為普通區(qū)域。因?yàn)閷τ贓xcel 2003列表或Excel 2007表無法使用分類匯總。

一、僅對某列進(jìn)行分類匯總

例如上例中需要對各城市的銷售量進(jìn)行分類匯總，方法如下：

1. 首先對數(shù)據(jù)按需要分類匯總的列（本例為“城市”列）進(jìn)行排序。

選擇“城市”列中的任意單元格，在Excel 2003中單擊工具欄中的排序按鈕如“A→Z”。在Excel 2007中，選擇功能區(qū)中“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，在“排序和篩選”組中單擊“A→Z”按鈕。

2. 選擇數(shù)據(jù)區(qū)域中的某個(gè)單元格，在Excel 2003中單擊菜單“數(shù)據(jù)→分類匯總”。如果是Excel 2007，則在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡的“分級顯示”組中單擊“分類匯總”。

3. 在彈出的“分類匯總”對話框中，在“分類字段”下選擇“城市”，在“匯總方式”中選擇某種匯總方式，可供選擇的匯總方式有“求和”、“計(jì)數(shù)”、“平均值”等，本例中選擇默認(rèn)的“求和”。在“選定匯總項(xiàng)”下僅選擇“銷售額”。

4.單擊確定，Excel將按城市進(jìn)行分類匯總。

二、對多列進(jìn)行分類匯總

如上例中需要同時(shí)對“城市”列和“商品名稱”列進(jìn)行分類匯總，可以插入嵌套分類匯總。

1.對數(shù)據(jù)進(jìn)行多列排序，即進(jìn)行多關(guān)鍵字排序。

首先選擇數(shù)據(jù)區(qū)域中的某個(gè)單元格。

在Excel 2003中，單擊菜單“數(shù)據(jù)→排序”。彈出“排序”對話框，其中主要關(guān)鍵字選擇“城市”，次要關(guān)鍵字選擇“商品名稱”，其他選擇默認(rèn)。

如果是Excel 2007，在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡的“排序和篩選”組中單擊“排序”命令，在彈出的“排序”對話框中，單擊“添加條件”按鈕添加次要關(guān)鍵字排序條件，然后主要關(guān)鍵字選擇“城市”，次要關(guān)鍵字選擇“商品名稱”，其他選擇默認(rèn)。

2.對“城市”列進(jìn)行分類匯總（外部分類匯總）。

按上述方法打開“分類匯總”對話框，在“分類字段”下選擇“城市”，在“匯總方式”中選擇默認(rèn)的“求和”，在“選定匯總項(xiàng)”下僅選擇“銷售額”。單擊“確定”。

3.對“商品名稱”列進(jìn)行分類匯總（嵌套分類匯總）。

再次打開“分類匯總”對話框，在“分類字段”下選擇“商品名稱”，取消選擇“替換當(dāng)前分類匯總”，單擊“確定”。

這時(shí)Excel將按“城市”列和“商品名稱”列對“銷售額”進(jìn)行分類匯總。

如果不需要顯示明細(xì)數(shù)據(jù)，可以單擊左側(cè)的分級顯示符號，如本例中右上角的數(shù)字和左側(cè)的減號來隱藏明細(xì)數(shù)據(jù)。

三、刪除分類匯總

在“分類匯總”對話框中，單擊“全部刪除”即可。