在 Excel 中，既可以把一個(gè)工作表轉(zhuǎn)換成Pdf，又可以把一個(gè)工作簿中的所有工作表都轉(zhuǎn)成Pdf。如果工作表中有多個(gè)頁(yè)，既可以把全部頁(yè)都轉(zhuǎn)換成Pdf，又可以僅把部分頁(yè)轉(zhuǎn)為Pdf；如果只要求把工作表中部分內(nèi)容轉(zhuǎn)為Pdf，只需選中要轉(zhuǎn)換的內(nèi)容，再選擇“選定內(nèi)容”就可實(shí)現(xiàn)，并且還能實(shí)現(xiàn)把多個(gè)工作表中的所有選定內(nèi)容一次轉(zhuǎn)為Pdf。

在默認(rèn)情況，Excel轉(zhuǎn)Pdf選項(xiàng)中，“表”呈灰色不可用，因?yàn)楫?dāng)前要轉(zhuǎn)換的內(nèi)容不是表格，因?yàn)镋xcel默認(rèn)的是區(qū)域，只有把區(qū)域轉(zhuǎn)為表格或創(chuàng)建表格，“表”才可選，把區(qū)域轉(zhuǎn)為表格只需套用表格樣式。另外，如果轉(zhuǎn)Pdf后，出現(xiàn)空白頁(yè)，需要忽略打印區(qū)域。以下Excel轉(zhuǎn)換成Pdf的6個(gè)實(shí)例。

一、Excel轉(zhuǎn)換成Pdf：只轉(zhuǎn)一個(gè)工作表

（一）把所有頁(yè)都轉(zhuǎn)換成Pdf

1、假如有一個(gè) 3 頁(yè)的服裝銷量表要轉(zhuǎn)為Pdf。單擊“文件”選項(xiàng)卡，選擇左邊的“導(dǎo)出”，切換到“導(dǎo)出”窗口，依次選擇“創(chuàng)建PDF/XPS 文檔”→ 創(chuàng)建 PDF/XPS，打開(kāi)“發(fā)布為 PDF 或 XPS”窗口，單擊路徑中的“Excel文檔”，然后雙擊 pdf 文件夾，把發(fā)布的文件保存到此文件夾，其它的保持默認(rèn)設(shè)置，單擊“發(fā)布”，則開(kāi)始發(fā)布，所需時(shí)間長(zhǎng)短取決于 Excel 文檔大小，由于當(dāng)前發(fā)布的文檔只有 3 頁(yè)，因此一會(huì)發(fā)布完成并自動(dòng)用 Pdf 閱覽器打開(kāi)；操作過(guò)程步驟，如圖1所示：

圖1

2、如果發(fā)布時(shí)勾選了“發(fā)布后打開(kāi)文件”，而發(fā)布完后沒(méi)有自動(dòng)打開(kāi)，是因?yàn)殡娔X沒(méi)有安裝 Pdf 文件閱讀器。另外，之所以會(huì)發(fā)布一個(gè)工作表中的所有頁(yè)，是因?yàn)?ldquo;頁(yè)范圍”默認(rèn)選擇了“全部”。

提示：如果發(fā)布時(shí)提示：“尚未安裝打印機(jī)”。若要安裝打印機(jī)，請(qǐng)單擊“文件”選項(xiàng)卡，然后單擊“打印”。單擊“未安裝打印機(jī)”，然后單擊“添加打印機(jī)”。請(qǐng)按照“添加打印機(jī)”對(duì)話框中的說(shuō)明進(jìn)行操作。

是因?yàn)榇蛴》��?wù) Print Spooler 沒(méi)有啟動(dòng)，只需把該服務(wù)啟動(dòng)即可，方法為：按 Windows 徽標(biāo)鍵 + R（Windows 徽標(biāo)鍵在左 Ctrl 右邊，它由四個(gè)小方塊組成），打開(kāi)“運(yùn)行”對(duì)話框，把命令 services.msc 復(fù)制到輸入框，按回車，打開(kāi)“服務(wù)”對(duì)話框，找到 Print Spooler，右鍵它，在彈出的菜單中選擇“啟動(dòng)”。然后關(guān)閉 Excel，再重新啟動(dòng)即可。

（二）只轉(zhuǎn)換指定頁(yè)

1、假如只轉(zhuǎn)換上例中的服裝銷量表的 2、3 頁(yè)。按住 Alt，依次按一次 F、E 和 A，打開(kāi)“發(fā)布為 PDF 或 XPS”窗口，單擊“選項(xiàng)”，“頁(yè)范圍”選擇“頁(yè)”，“從”輸入 2，“到”輸入 3，其它的保持默認(rèn)設(shè)置，單擊“確定”，在“文件名”由“服裝銷量”改為“服裝銷量1”，單擊“確定”，一會(huì)發(fā)布完成，也自動(dòng)用 Pdf 閱覽器打開(kāi)，從中可以看出只有兩頁(yè)；操作過(guò)程步驟，如圖2所示：

圖2

2、如果指定的最后一頁(yè)超出文檔的實(shí)際頁(yè)數(shù)，則 Excel 會(huì)自動(dòng)發(fā)布到文檔最后一頁(yè)。

二、Excel轉(zhuǎn)換成Pdf：轉(zhuǎn)換工作簿中的所有工作表

（一）轉(zhuǎn)換全部?jī)?nèi)容

1、工作簿“服裝第三季度銷量”有三個(gè)工作表，分別為 7、8、9 三個(gè)月的銷量，現(xiàn)在把它們?nèi)�部轉(zhuǎn)為 Pdf。按住 Alt，分別按一次 F、E 和 A，打開(kāi)“發(fā)布為 PDF 或 XPS”窗口，同樣選擇文件夾 pdf 作為保存文件夾；單擊“選項(xiàng)”，“發(fā)布內(nèi)容”選擇“整個(gè)工作簿”，其它的保持默認(rèn)設(shè)置，單擊“確定”，再單擊“發(fā)布”，則三個(gè)工作表全部轉(zhuǎn)為 Pdf，且自動(dòng)用 Pdf 閱覽器打開(kāi)；操作過(guò)程步驟，如圖3所示：

圖3

2、提示：把Excel轉(zhuǎn)Pdf，表格的邊框會(huì)變粗很多，因此如果Excel中表格邊框不是細(xì)線，先把它設(shè)置為細(xì)線，以上轉(zhuǎn)為 Pdf 的都已經(jīng)把表格邊框設(shè)置為細(xì)線，轉(zhuǎn)換后仍然變粗很多。

（二）只轉(zhuǎn)換選定內(nèi)容

1、假如只把每個(gè)工作表的前四行轉(zhuǎn)成Pdf。當(dāng)前工作表為“7月”，按住 Shift，單擊工作表標(biāo)簽“9月”，選中所有工作表，框選表格前四行；按住 Alt，依次按一次 F、E 和 A，打開(kāi)“發(fā)布為 PDF 或 XPS”窗口；把“文件名”改為“第三季度銷量1”，單擊“選項(xiàng)”，打開(kāi)“選項(xiàng)”窗口，“發(fā)布內(nèi)容”選擇“所選內(nèi)容”，其它的保持不變，單擊“確定”，再單擊“發(fā)布”，則開(kāi)始轉(zhuǎn)換，一會(huì)后轉(zhuǎn)成功并自動(dòng)用 Pdf 閱覽器打開(kāi)，從中可以看到只把三個(gè)工作選定的前四行轉(zhuǎn)成了 Pdf；操作過(guò)程步驟，如圖4所示：

圖4

2、從演示可知，如果只要求把一個(gè)工作簿中的全部工作表的指定內(nèi)容轉(zhuǎn)為Pdf，只需把工作表組合起來(lái)（方法為：把工作表都選中，如果要全部選中，像演示中操作即可；如果只選中部分，按住 Alt，再一個(gè)個(gè)選中即可），再框選要轉(zhuǎn)換的內(nèi)容。

三、Excel轉(zhuǎn)換成Pdf設(shè)置項(xiàng)解析

（一）“優(yōu)化”選項(xiàng)

“優(yōu)化”分為“標(biāo)準(zhǔn)”和“最小文件大小”兩個(gè)選項(xiàng)，在發(fā)布窗口，“標(biāo)準(zhǔn)”后用括號(hào)注釋“聯(lián)機(jī)發(fā)布和打印”，意思是：可用于聯(lián)機(jī)發(fā)布（即可以發(fā)到網(wǎng)上）或用于打��；“最小文件大小”后只有“聯(lián)機(jī)發(fā)布”的注釋，也就是只適合用于發(fā)到網(wǎng)上。

“標(biāo)準(zhǔn)”和“最小文件大小”括號(hào)中的注釋是什么意思？其實(shí)是告訴我們，選擇“標(biāo)準(zhǔn)”轉(zhuǎn)為Pdf的，內(nèi)容比較清晰，可以用于打印，如果網(wǎng)速快也可以發(fā)到網(wǎng)上，但文件比較大；選擇“最小文件大小”轉(zhuǎn)為Pdf的，內(nèi)容沒(méi)有選擇“標(biāo)準(zhǔn)”的清晰，但文件小，適合用于發(fā)到網(wǎng)上，以便于傳輸。

（二）頁(yè)范圍

“全部”是指發(fā)布一個(gè)工作表或一個(gè)工作簿中所有工作表的全部頁(yè)，如果僅把部分頁(yè)轉(zhuǎn)為Pdf，則選擇“頁(yè)”，然后輸入起始頁(yè)和結(jié)束頁(yè)，上面都已經(jīng)演示過(guò)。

（三）發(fā)布內(nèi)容

“發(fā)布內(nèi)容”有四個(gè)選項(xiàng)，其中“所選內(nèi)容”是指只把選擇的內(nèi)容轉(zhuǎn)換成Pdf，“整個(gè)工作簿”是指把一個(gè)工作簿中所有工作表都轉(zhuǎn)換為Pdf，“活動(dòng)工作表”是指把當(dāng)前工作表轉(zhuǎn)為Pdf，“表”是指僅把表格轉(zhuǎn)為Pdf，前三項(xiàng)上面已經(jīng)演示過(guò)，下面只演示和說(shuō)明“表”。

轉(zhuǎn)換“表”為Pdf方法如下：

1、默認(rèn)情況下，“表”呈灰色不可選，因?yàn)楫?dāng)前轉(zhuǎn)換的并不是表格而是“區(qū)域”，以上演示的都屬于這種情況，因?yàn)?Excel 默認(rèn)的都是區(qū)而不是表格，只有用“插入”選項(xiàng)卡中的“表格”（或按 Ctrl + T）創(chuàng)建表格或把“區(qū)域”轉(zhuǎn)為“表格”，“表”才可選；操作過(guò)程步驟，如圖5所示：

圖5

2、操作過(guò)程步驟說(shuō)明：選中有數(shù)據(jù)的其中一個(gè)單元格（如 B2），當(dāng)前選項(xiàng)卡為“開(kāi)始”，單擊“套用表格格式”，在彈出的表格樣式中選擇一種樣式，則“區(qū)域”被轉(zhuǎn)為“表格”；按住 Alt，分別按一次 F、E 和 A，打開(kāi)“發(fā)布為 PDF 或 XPS”窗口，把文件名改為“第三季度銷量2”，單擊“選項(xiàng)”，在打開(kāi)的窗口中，“表”由灰色變?yōu)榭蛇x，選擇“表”，單擊“確定”，再單擊“發(fā)布”，則開(kāi)始發(fā)布，一會(huì)后發(fā)布完成并自動(dòng)打開(kāi)，把整個(gè)表格都轉(zhuǎn)為了 Pdf。

（四）忽略打印區(qū)域，避免轉(zhuǎn)換成Pdf后為空白頁(yè)

1、把一行數(shù)據(jù)和幾行空白設(shè)置為打印區(qū)域�？蜻x A7:E12，選擇“頁(yè)面布局”選項(xiàng)卡，單擊“打印區(qū)域”，在彈出的選項(xiàng)中選擇“設(shè)置打印區(qū)域”，僅把選中的區(qū)域設(shè)置為打印區(qū)域；按住 Alt，依次按一次 F、E 和 A，打開(kāi)“發(fā)布為 PDF 或 XPS”窗口，單擊“發(fā)布”，一會(huì)轉(zhuǎn)換成功，但只有一行數(shù)據(jù)；

2、再次按快捷鍵 Alt + F + E + A 打開(kāi)發(fā)布窗口，單擊“選項(xiàng)”，在打開(kāi)的窗口中勾選“忽略打印區(qū)域”，單擊“確定”后，再單擊“發(fā)布”，發(fā)布后，處于打印區(qū)域外的內(nèi)容也發(fā)布了，說(shuō)明“忽略打印區(qū)域”是把不在打印區(qū)域內(nèi)的內(nèi)容也轉(zhuǎn)換；操作過(guò)程步驟，如圖6所示：

圖6

3、從演示中可知，如果要轉(zhuǎn)換的工作表有不在打印區(qū)域的內(nèi)容，需要勾選“忽略打印區(qū)域”，否則不在打印區(qū)域的內(nèi)容會(huì)被忽略；如果所有內(nèi)容都不在打印區(qū)域又沒(méi)有勾選“忽略打印區(qū)域”，則轉(zhuǎn)為 Pdf 后，全為空白頁(yè)。

（五）PDF 選項(xiàng)

ISO 19005-1 標(biāo)準(zhǔn)(PDF/A)(1)，是國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織 2005 年 10 月頒布的，它的全稱為“文檔管理適合于長(zhǎng)期保存的電子文檔格式第一部分：使用 PDF1.4(PDF/A)(1)”，該選項(xiàng)保持默認(rèn)的勾選即可。