在 Excel 中，既可以把一個工作表轉換成Pdf，又可以把一個工作簿中的所有工作表都轉成Pdf。如果工作表中有多個頁，既可以把全部頁都轉換成Pdf，又可以僅把部分頁轉為Pdf；如果只要求把工作表中部分內(nèi)容轉為Pdf，只需選中要轉換的內(nèi)容，再選擇“選定內(nèi)容”就可實現(xiàn)，并且還能實現(xiàn)把多個工作表中的所有選定內(nèi)容一次轉為Pdf。

在默認情況，Excel轉Pdf選項中，“表”呈灰色不可用，因為當前要轉換的內(nèi)容不是表格，因為Excel默認的是區(qū)域，只有把區(qū)域轉為表格或創(chuàng)建表格，“表”才可選，把區(qū)域轉為表格只需套用表格樣式。另外，如果轉Pdf后，出現(xiàn)空白頁，需要忽略打印區(qū)域。以下Excel轉換成Pdf的6個實例。

一、Excel轉換成Pdf：只轉一個工作表

（一）把所有頁都轉換成Pdf

1、假如有一個 3 頁的服裝銷量表要轉為Pdf。單擊“文件”選項卡，選擇左邊的“導出”，切換到“導出”窗口，依次選擇“創(chuàng)建PDF/XPS 文檔”→ 創(chuàng)建 PDF/XPS，打開“發(fā)布為 PDF 或 XPS”窗口，單擊路徑中的“Excel文檔”，然后雙擊 pdf 文件夾，把發(fā)布的文件保存到此文件夾，其它的保持默認設置，單擊“發(fā)布”，則開始發(fā)布，所需時間長短取決于 Excel 文檔大小，由于當前發(fā)布的文檔只有 3 頁，因此一會發(fā)布完成并自動用 Pdf 閱覽器打開；操作過程步驟，如圖1所示：

圖1

2、如果發(fā)布時勾選了“發(fā)布后打開文件”，而發(fā)布完后沒有自動打開，是因為電腦沒有安裝 Pdf 文件閱讀器。另外，之所以會發(fā)布一個工作表中的所有頁，是因為“頁范圍”默認選擇了“全部”。

提示：如果發(fā)布時提示：“尚未安裝打印機”。若要安裝打印機，請單擊“文件”選項卡，然后單擊“打印”。單擊“未安裝打印機”，然后單擊“添加打印機”。請按照“添加打印機”對話框中的說明進行操作。

是因為打印服務 Print Spooler 沒有啟動，只需把該服務啟動即可，方法為：按 Windows 徽標鍵 + R（Windows 徽標鍵在左 Ctrl 右邊，它由四個小方塊組成），打開“運行”對話框，把命令 services.msc 復制到輸入框，按回車，打開“服務”對話框，找到 Print Spooler，右鍵它，在彈出的菜單中選擇“啟動”。然后關閉 Excel，再重新啟動即可。

（二）只轉換指定頁

1、假如只轉換上例中的服裝銷量表的 2、3 頁。按住 Alt，依次按一次 F、E 和 A，打開“發(fā)布為 PDF 或 XPS”窗口，單擊“選項”，“頁范圍”選擇“頁”，“從”輸入 2，“到”輸入 3，其它的保持默認設置，單擊“確定”，在“文件名”由“服裝銷量”改為“服裝銷量1”，單擊“確定”，一會發(fā)布完成，也自動用 Pdf 閱覽器打開，從中可以看出只有兩頁；操作過程步驟，如圖2所示：

圖2

2、如果指定的最后一頁超出文檔的實際頁數(shù)，則 Excel 會自動發(fā)布到文檔最后一頁。

二、Excel轉換成Pdf：轉換工作簿中的所有工作表

（一）轉換全部內(nèi)容

1、工作簿“服裝第三季度銷量”有三個工作表，分別為 7、8、9 三個月的銷量，現(xiàn)在把它們?nèi)�部轉為 Pdf。按住 Alt，分別按一次 F、E 和 A，打開“發(fā)布為 PDF 或 XPS”窗口，同樣選擇文件夾 pdf 作為保存文件夾；單擊“選項”，“發(fā)布內(nèi)容”選擇“整個工作簿”，其它的保持默認設置，單擊“確定”，再單擊“發(fā)布”，則三個工作表全部轉為 Pdf，且自動用 Pdf 閱覽器打開；操作過程步驟，如圖3所示：

圖3

2、提示：把Excel轉Pdf，表格的邊框會變粗很多，因此如果Excel中表格邊框不是細線，先把它設置為細線，以上轉為 Pdf 的都已經(jīng)把表格邊框設置為細線，轉換后仍然變粗很多。

（二）只轉換選定內(nèi)容

1、假如只把每個工作表的前四行轉成Pdf。當前工作表為“7月”，按住 Shift，單擊工作表標簽“9月”，選中所有工作表，框選表格前四行；按住 Alt，依次按一次 F、E 和 A，打開“發(fā)布為 PDF 或 XPS”窗口；把“文件名”改為“第三季度銷量1”，單擊“選項”，打開“選項”窗口，“發(fā)布內(nèi)容”選擇“所選內(nèi)容”，其它的保持不變，單擊“確定”，再單擊“發(fā)布”，則開始轉換，一會后轉成功并自動用 Pdf 閱覽器打開，從中可以看到只把三個工作選定的前四行轉成了 Pdf；操作過程步驟，如圖4所示：

圖4

2、從演示可知，如果只要求把一個工作簿中的全部工作表的指定內(nèi)容轉為Pdf，只需把工作表組合起來（方法為：把工作表都選中，如果要全部選中，像演示中操作即可；如果只選中部分，按住 Alt，再一個個選中即可），再框選要轉換的內(nèi)容。

三、Excel轉換成Pdf設置項解析

（一）“優(yōu)化”選項

“優(yōu)化”分為“標準”和“最小文件大小”兩個選項，在發(fā)布窗口，“標準”后用括號注釋“聯(lián)機發(fā)布和打印”，意思是：可用于聯(lián)機發(fā)布（即可以發(fā)到網(wǎng)上）或用于打印；“最小文件大小”后只有“聯(lián)機發(fā)布”的注釋，也就是只適合用于發(fā)到網(wǎng)上。

“標準”和“最小文件大小”括號中的注釋是什么意思？其實是告訴我們，選擇“標準”轉為Pdf的，內(nèi)容比較清晰，可以用于打印，如果網(wǎng)速快也可以發(fā)到網(wǎng)上，但文件比較大；選擇“最小文件大小”轉為Pdf的，內(nèi)容沒有選擇“標準”的清晰，但文件小，適合用于發(fā)到網(wǎng)上，以便于傳輸。

（二）頁范圍

“全部”是指發(fā)布一個工作表或一個工作簿中所有工作表的全部頁，如果僅把部分頁轉為Pdf，則選擇“頁”，然后輸入起始頁和結束頁，上面都已經(jīng)演示過。

（三）發(fā)布內(nèi)容

“發(fā)布內(nèi)容”有四個選項，其中“所選內(nèi)容”是指只把選擇的內(nèi)容轉換成Pdf，“整個工作簿”是指把一個工作簿中所有工作表都轉換為Pdf，“活動工作表”是指把當前工作表轉為Pdf，“表”是指僅把表格轉為Pdf，前三項上面已經(jīng)演示過，下面只演示和說明“表”。

轉換“表”為Pdf方法如下：

1、默認情況下，“表”呈灰色不可選，因為當前轉換的并不是表格而是“區(qū)域”，以上演示的都屬于這種情況，因為 Excel 默認的都是區(qū)而不是表格，只有用“插入”選項卡中的“表格”（或按 Ctrl + T）創(chuàng)建表格或把“區(qū)域”轉為“表格”，“表”才可選；操作過程步驟，如圖5所示：

圖5

2、操作過程步驟說明：選中有數(shù)據(jù)的其中一個單元格（如 B2），當前選項卡為“開始”，單擊“套用表格格式”，在彈出的表格樣式中選擇一種樣式，則“區(qū)域”被轉為“表格”；按住 Alt，分別按一次 F、E 和 A，打開“發(fā)布為 PDF 或 XPS”窗口，把文件名改為“第三季度銷量2”，單擊“選項”，在打開的窗口中，“表”由灰色變?yōu)榭蛇x，選擇“表”，單擊“確定”，再單擊“發(fā)布”，則開始發(fā)布，一會后發(fā)布完成并自動打開，把整個表格都轉為了 Pdf。

（四）忽略打印區(qū)域，避免轉換成Pdf后為空白頁

1、把一行數(shù)據(jù)和幾行空白設置為打印區(qū)域。框選 A7:E12，選擇“頁面布局”選項卡，單擊“打印區(qū)域”，在彈出的選項中選擇“設置打印區(qū)域”，僅把選中的區(qū)域設置為打印區(qū)域；按住 Alt，依次按一次 F、E 和 A，打開“發(fā)布為 PDF 或 XPS”窗口，單擊“發(fā)布”，一會轉換成功，但只有一行數(shù)據(jù)；

2、再次按快捷鍵 Alt + F + E + A 打開發(fā)布窗口，單擊“選項”，在打開的窗口中勾選“忽略打印區(qū)域”，單擊“確定”后，再單擊“發(fā)布”，發(fā)布后，處于打印區(qū)域外的內(nèi)容也發(fā)布了，說明“忽略打印區(qū)域”是把不在打印區(qū)域內(nèi)的內(nèi)容也轉換；操作過程步驟，如圖6所示：

圖6

3、從演示中可知，如果要轉換的工作表有不在打印區(qū)域的內(nèi)容，需要勾選“忽略打印區(qū)域”，否則不在打印區(qū)域的內(nèi)容會被忽略；如果所有內(nèi)容都不在打印區(qū)域又沒有勾選“忽略打印區(qū)域”，則轉為 Pdf 后，全為空白頁。

（五）PDF 選項

ISO 19005-1 標準(PDF/A)(1)，是國際標準化組織 2005 年 10 月頒布的，它的全稱為“文檔管理適合于長期保存的電子文檔格式第一部分：使用 PDF1.4(PDF/A)(1)”，該選項保持默認的勾選即可。