在 Excel 中，可以用數(shù)據(jù)透視表把一個(gè)由多個(gè)月份、多個(gè)部門或多個(gè)分類等組成的表格自動(dòng)生成分頁報(bào)表，即把每個(gè)月、部門或分類的數(shù)據(jù)拆分到一個(gè)表格中。實(shí)現(xiàn)這一功能的是Excel數(shù)據(jù)透視表中顯示報(bào)表篩選頁和篩選器，其中的顯示報(bào)表篩選頁常常會(huì)呈灰色不可用，它通常有兩方面的原因，一方面是缺少生成分頁報(bào)表的字段，另一方面是創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表時(shí)多選了一項(xiàng)。

Excel數(shù)據(jù)透視表除能生成分頁報(bào)表外，還可以把日?qǐng)?bào)表合成月報(bào)表，它可以用組合功能實(shí)現(xiàn)。組合功能不但能把日?qǐng)?bào)表合成月報(bào)表，還能把月報(bào)表合成年報(bào)表或季度報(bào)表、把分報(bào)表合成時(shí)報(bào)表等。

一、Excel數(shù)據(jù)透視表用于自動(dòng)生成分頁報(bào)表的“顯示報(bào)表篩選頁”為灰色的兩個(gè)原因

（一）原因一：沒有把字段拖到篩選器

1、選中數(shù)據(jù)透視表其中一個(gè)單元格，如 A3，選擇“分析”選項(xiàng)卡，單擊屏幕左上角“數(shù)據(jù)透視表”上的“選項(xiàng)”，在彈出的菜單中“顯示報(bào)表篩選頁”為灰色不可用；把一個(gè)字段（如“部門”）拖到“篩選器”（方法為：把鼠標(biāo)移到“部門”上按住左鍵，然后拖到“篩選器”，出現(xiàn)一條粗綠線后放開左鍵即可）；再次單擊屏幕左上角的“選項(xiàng)”，“顯示報(bào)表篩選頁”已經(jīng)可用；操作過程步驟，如圖1所示：

圖1

2、自動(dòng)生成分頁報(bào)表必須要指定用什么字段生成，也就是要指定按什么字段來拆分表格，如果沒有指定該字段，“顯示報(bào)表篩選頁”為灰色。

（二）原因二：創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表時(shí)勾選了“將此數(shù)據(jù)添加到數(shù)據(jù)模型”

1、創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。選中要?jiǎng)?chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的表格其中一個(gè)單元格，選擇“插入”選項(xiàng)卡，單擊屏幕左上角的“數(shù)據(jù)透視表”，打開“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”窗口，勾選“將此數(shù)據(jù)添加到數(shù)據(jù)模型”，單擊“確定”，則在新的工作表創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表，并自動(dòng)選擇“分析”選項(xiàng)卡。

2、驗(yàn)證原因。單擊屏幕左上角的“選項(xiàng)”，在展開的菜單中，“顯示報(bào)表篩選頁”為灰色；單擊“姓名和部門”字段勾選它們，把“部門”拖到“篩選器”，再次單擊“屏幕”左上角的“選項(xiàng)”，“顯示報(bào)表篩選頁”仍為灰色，說明是創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表時(shí)勾選了“將此數(shù)據(jù)添加到數(shù)據(jù)模型”導(dǎo)致有了生成分頁報(bào)表字段仍不能生成分頁報(bào)表（與“原因一”比較）；操作過程步驟，如圖2所示：

圖2

提示：如果是 Excel 2007，“顯示報(bào)表篩選頁”在“選項(xiàng)”選項(xiàng)卡的“數(shù)據(jù)透視表”的“選項(xiàng)”中；上面演示用的是 Excel 2016，“顯示報(bào)表篩選頁”在“分析”選項(xiàng)下的屏幕左上角的“數(shù)據(jù)透視表”的“選項(xiàng)”中。

二、Excel數(shù)據(jù)透視表自動(dòng)生成分頁報(bào)表

（一）按“月”自動(dòng)生成分頁報(bào)表

假如要把一個(gè)服裝銷量透視表按月自動(dòng)生成分頁報(bào)表。單擊表格的其中一個(gè)單元格（如 A3），選擇“分析”選項(xiàng)卡，把鼠標(biāo)移到字段“月份”上，按住左鍵并拖到“篩選器”，出現(xiàn)一條粗綠線后，放開左鍵，則“月份”被添加到“篩選器”；單擊屏幕左上角的“選項(xiàng)”，在彈出的菜單中選擇“顯示報(bào)表篩選頁”，打開“顯示報(bào)表篩選頁”窗口，字段選擇“月份”，單擊“確定”，則自動(dòng)生成 1 到 6 月的分頁報(bào)表，每頁都有與原數(shù)據(jù)透視表一樣的字段；操作過程步驟，如圖3所示：

圖3

（二）按“部門”自動(dòng)生成分頁報(bào)表

1、假如要把一個(gè)員工工資數(shù)據(jù)透視表按“部門”自動(dòng)生成分頁報(bào)表。選中表格的任意一個(gè)單元格（如 A3），選擇“分析”選項(xiàng)卡，把“部門”拖到“篩選器”，單擊屏幕左上角的“選項(xiàng)”，在展開菜單中選擇“顯示報(bào)表篩選頁”，打開“顯示報(bào)表篩選頁”窗口，字段選擇“部門”，則自動(dòng)生成“財(cái)務(wù)部、行政部和技術(shù)部”的分頁報(bào)表；操作過程步驟，如圖4所示：

圖4

2、打開“顯示報(bào)表篩選頁”窗口也可以用快捷鍵 Alt + J + T + T + P，按鍵方法為：按住 Alt，依次按一次 J、T、T 和 P。

生成分頁報(bào)表后，如果源表數(shù)據(jù)修改了要更新到分頁報(bào)表，更新方法與數(shù)據(jù)修改后更新到數(shù)據(jù)透視表一樣，具體請(qǐng)看《Excel數(shù)據(jù)透視表怎么做的15個(gè)操作方法，含非重復(fù)計(jì)數(shù)和百分比統(tǒng)計(jì)及四個(gè)區(qū)域間的用途》一文。

三、Excel數(shù)據(jù)透視表“日?qǐng)?bào)表合成月報(bào)表”

1、把日?qǐng)?bào)表創(chuàng)建到數(shù)據(jù)透視表。選中日?qǐng)?bào)表的一個(gè)單元格，如 A2，選擇“插入”選項(xiàng)卡，單擊屏幕左上角的“數(shù)據(jù)透視表”，打開“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”窗口，保持默認(rèn)選項(xiàng)，單擊“確定”，則成功把日?qǐng)?bào)表創(chuàng)建到數(shù)據(jù)透視表。

2、把日?qǐng)?bào)表合成月報(bào)表。勾選字段“日期和營業(yè)額”，選中表格數(shù)據(jù)區(qū)的一個(gè)單元格，如 A4，選擇“分析”選項(xiàng)卡，單擊“分組”上面的“組字段”，打開“組合”窗口，選擇“步長”列表框中的“年和月”，單擊“確定”，則把日?qǐng)?bào)表合成了月報(bào)表，并統(tǒng)計(jì)好了每月的營業(yè)額；操作過程步驟，如圖5所示：

圖5

提示：必須選中表格數(shù)據(jù)區(qū)域的其中一個(gè)單元格，“組字段”才由灰色變?yōu)榭蛇x；選中列標(biāo)題（如 A3 或 B3），“組字段”仍然呈灰色不可用。另外，勾選了“日期”字段，默認(rèn)會(huì)自動(dòng)顯示“季度”字段，如果不想顯示，不勾選“季度”字段即可。

　3、“組合”窗口，“步長”有年、季度、月、日、時(shí)、分、秒，通常選擇要統(tǒng)計(jì)的最小單位以上的兩個(gè)或多個(gè)；例如演示中，要統(tǒng)計(jì)“月”的營業(yè)額，只需選擇“月”及“月”的上一級(jí)單位“年”；再如：如果要顯示到“分”，通常選擇“時(shí)和分”。

四、Excel一次刪除所有分頁報(bào)表

1、假如要把 1 到 6 月的分頁報(bào)表一次刪除。選中分頁報(bào)表“1”，按住 Shift，單擊分頁報(bào)表“6”，選中所有分頁報(bào)表，右鍵其中一個(gè)分頁報(bào)表，在彈出的菜單中選擇“刪除”，彈出詢問是否永久刪除選中的工作表，單擊“刪除”，則 1 到 6 月的分頁報(bào)表一次性被刪除；操作過程步驟，如圖6所示：

圖6

2、如果分頁報(bào)表標(biāo)簽不連續(xù)，選中一個(gè)后，按住 Alt，再一個(gè)個(gè)單擊要選中的分頁報(bào)表，就可以把它們?nèi)�部選中。

提示：刪除分頁報(bào)表后不能恢復(fù)，因此在刪除前一定要明確是否要?jiǎng)h除。

五、Excel給分頁報(bào)表添加上一頁與下一頁導(dǎo)航

1、添加“下一頁”導(dǎo)航。假如要給分頁報(bào)表 2 添加“下一頁”導(dǎo)航；把“下一頁”復(fù)制到要添加導(dǎo)航的單元格（如 C11），單擊“開始”選項(xiàng)卡下的“水平”居中圖標(biāo)使它居中，按 Ctrl + K，打開“插入超鏈接”窗口，選擇左邊“鏈接到”下的“本文檔中的位置”，再在右邊選擇“單元格引用”下 3，單擊“確定”，則給“下一頁”添加了鏈到分頁報(bào)表 3 的鏈接；單擊帶下劃線的 U 圖標(biāo)（或按 Ctrl + U），把“下一頁”的下劃線去掉，單擊“下一頁”，則導(dǎo)航到分頁報(bào)表 3；操作過程步驟，如圖7所示：

圖7

2、添加“上一頁”導(dǎo)航。方法與添加“下一頁”導(dǎo)航一樣，只是給文字“上一頁”添加鏈接時(shí)要選擇當(dāng)前分頁報(bào)表的上一個(gè)分頁報(bào)表。例如給“分頁報(bào)表 2”添加“上一頁”導(dǎo)航，給“上一頁”添加鏈接時(shí)要選擇“分頁報(bào)表 1”。