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OneNote的Outlook郵件合并技巧例子

發(fā)布時(shí)間:2025-03-16 文章來源:xp下載站 瀏覽:

辦公軟件是指可以進(jìn)行文字處理、表格制作、幻燈片制作、圖形圖像處理、簡單數(shù)據(jù)庫的處理等方面工作的軟件。目前辦公軟件朝著操作簡單化，功能細(xì)化等方向發(fā)展。辦公軟件的應(yīng)用范圍很廣，大到社會(huì)統(tǒng)計(jì)，小到會(huì)議記錄，數(shù)字化的辦公，離不開辦公軟件的鼎力協(xié)助。另外，政府用的電子政務(wù)，稅務(wù)用的稅務(wù)系統(tǒng)，企業(yè)用的協(xié)同辦公軟件，這些都屬于辦公軟件。

這個(gè)例子描述如何使用 "Gem" 工具來從 OneNote 中為 Outlook 合并生成郵件。

在這個(gè)例子中，我們使用以下軟件：
  • Excel 和插件 "Row to OneNote for Excel".
  • OneNote 和插件 "Gem for OneNote".
  • Outlook
轉(zhuǎn)換 Excel 的一行成表格到 OneNote 中
  • 安裝完 "Row to OneNote" 插件后，這組插件中包含了 "Row to OneNote for Excel" 組件。
  • 安裝 "Gem for OneNote" 插件。
  • 運(yùn)行 OneNote。
  • 運(yùn)行 Outlook。
  • 運(yùn)行 Excel，打開工資表 Payroll Excel 文件，如下圖。
在 Excel 中：
  1. 在 Excel 選中一行。
  2. 點(diǎn)擊 "視圖" 選項(xiàng)卡 -> "OneNote Gem" 組 -> "Row to OneNote" 行筆記功能。
  3. 這時(shí)會(huì)彈出一個(gè)指定“Excel 表頭”窗口，表頭是用來指定各列數(shù)據(jù)是用來做什么的。
轉(zhuǎn)換 Excel 的一行成表格到 OneNote 中
轉(zhuǎn)換 Excel 的一行成表格到 OneNote 中
轉(zhuǎn)換表格為文本
在“Excel 表頭”窗口里按“OK”后，行筆記插件建轉(zhuǎn)換這行 Excel 數(shù)據(jù)為一個(gè)表格，并保存到當(dāng)前 OneNote 分區(qū)的一個(gè)新頁面中。
在 OneNote 中：
  1. 選中這個(gè)表格
  2. 點(diǎn)擊第二個(gè) "Gem" 珍選項(xiàng)卡，該選項(xiàng)卡出現(xiàn)在隱藏的 ”表格工具“里。
  3. 點(diǎn)擊“其他”組里的“轉(zhuǎn)換為文本“功能。
  4. 這個(gè)功能將彈出一個(gè)“轉(zhuǎn)換表格為文本”的窗口。這時(shí)選擇“其他”單選項(xiàng)。
  5. 在下方輸入框中輸入 "=" 作為分隔符。
轉(zhuǎn)換表格為文本
轉(zhuǎn)換表格為文本
復(fù)制字段內(nèi)容，并跳到 Gem Outlook 自定義字段文件
在“轉(zhuǎn)換表格為文本”窗口里點(diǎn)擊“OK”后，插件會(huì)轉(zhuǎn)換這個(gè)表格為文本，并以 "=" 分隔列。
Last Name=Jones
First Name=Bob
Soc. Sec.=222-22-2222
Hours=20
Rate=$20
Wage=$400
這些字段（域）的格式正好符合 Gem Outlook 文件字段的格式。
Gem Outlook 自定義字段文件的格式要求每行符合：
字段名稱 = 字段值
我們后邊將使用這些字段內(nèi)容。
  1. 選中這些字段內(nèi)容，按 "Ctrl + C" 復(fù)制到剪貼板。
  2. 點(diǎn)擊 Gem "協(xié)作" 選項(xiàng)卡 -> "Outlook" 組 -> "字段" 菜單 -> "打開自定義字段文件夾"  菜單項(xiàng)。
復(fù)制字段內(nèi)容，并跳到 Gem Outlook 自定義字段文件
復(fù)制字段內(nèi)容，并跳到 Gem Outlook 自定義字段文件
編輯 Gem Outlook 自定義字段文件
Gem 會(huì)打開 Windows 資源管理器并跳到 "GemOutlookCustomFields.txt" 文件位置。
  1.     雙擊打開 "GemOutlookCustomFields.txt" 文件進(jìn)行編輯。
  2.     在 NotePad （Windows 記事本）中，按 "Ctrl + V" 從剪貼板中粘貼字段內(nèi)容過來。
  3.     接著，按 "Ctrl + S" 保存 "GemOutlookCustomFields.txt" 文件。
編輯 Gem Outlook 自定義字段文件
編輯 Gem Outlook 自定義字段文件
創(chuàng)建一 OneNote 頁面做為模板來合并郵件給 Outlook
現(xiàn)在，我們回到 OneNote 中創(chuàng)建一個(gè) Outlook 郵件模板頁面。
在模板頁面中嵌入使用 "<< >>" 括起來的字段名稱。
模板做好后，點(diǎn)擊 "Outlook" 組 -> "新建" ( 新建 Outlook 郵件 ) 功能來創(chuàng)建合并的 Outlook 郵件。
創(chuàng)建一 OneNote 頁面做為模板來合并郵件給 Outlook
創(chuàng)建一 OneNote 頁面做為模板來合并郵件給 Outlook
合并了的 Outlook 郵件
點(diǎn)擊"新建" ( 新建 Outlook 郵件 ) 功能后，Gem 會(huì)彈出一個(gè) Outlook 的新郵件窗口，同時(shí)轉(zhuǎn)換 OneNote 模板頁面為新郵件內(nèi)容，并且替換其中的自定義字段 (被 "<< >>" 括起來的) 成它們對(duì)應(yīng)的值。
這樣，我們就獲得了一封合并了的 Outlook 新郵件。
合并了的 Outlook 郵件
合并了的 Outlook 郵件
提示： 如果你會(huì)寫 VBA 來動(dòng)態(tài)修改 "GemOutlookCustomFields.txt" 文件，可以容易的給多個(gè)人發(fā)送郵件。

Office辦公軟件是辦公的第一選擇，這個(gè)地球人都知道。

本文章關(guān)鍵詞： Outlook郵件合并技巧 
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